Dela mallar och sprid kunskap effektivt
Gör privata mallar tillgängliga för rätt personer och mappar. Kontrollera åtkomst, sprid beprövade upplägg och säkerställ enhetlighet.
Varför dela mallar?
När du har en mall som fungerar bra är nästa steg att dela den. Genom att dela mallar säkerställer du att fler arbetar utifrån samma upplägg och att viktig kunskap inte bara finns hos en person. Delning gäller först och främst privata mallar – mallar som ägs av dig eller din organisation.
Var delar du en mall?
Du delar mallar från Mina mallar (/mytemplates). Öppna sidan, välj en mall och klicka på "Dela mall". Där kan du dela mallen med specifika användare eller med mappar.
Endast privata mallar kan delas – publika mallar är redan tillgängliga för alla.
Två sätt att dela: med personer eller med mappar
Dela med personer: När du delar en mall med en person får den personen tillgång till mallen. Om personen kan använda den beror på behörigheter i den mapp där mallen ska användas. Har personen rätt att skapa innehåll i mappen kan mallen användas där. Har personen endast läsbehörighet i mappen kan mallen inte användas för att skapa nytt där. Samma person kan alltså använda mallen i vissa mappar men inte i andra, beroende på behörigheter.
Dela med mappar: När du delar en mall med en mapp blir mallen tillgänglig för alla i den mappen och dess undermappar. Alla medlemmar som har behörighet att skapa innehåll i mappen kan då använda mallen.
Se vem som har tillgång – och återkalla
När du klickar på "Dela mall" för en mall ser du en lista över nuvarande delningar: vilka användare och mappar som har tillgång till mallen.
Vill du ta bort en delning klickar du på "Ta bort" vid den mottagaren eller mappen. Tillgången återkallas direkt och mottagaren kan inte längre använda mallen.
Hur vet mottagaren att en mall har delats?
Mottagaren ser delade mallar på två sätt:
- I notifikationerna – "X ny delad mall" eller "X nya delade mallar", med länk till Mina mallar.
- På Mina mallar – under fliken "Delade med mig" visas alla mallar som delats med användaren eller med mappar de tillhör.
Hur använder mottagaren mallen?
Mottagaren använder mallen när de skapar en ny mapp eller händelse. I det första steget – när de klickar på att lägga till mapp eller händelse – väljer de "Använd en mall" i stället för "Börja från scratch". Därefter visas tillgängliga mallar, inklusive delade.
Mottagaren väljer mallen och kan skapa mapp eller händelse utifrån den. Delade mallar syns endast i de mappar där mottagaren har tillräckliga behörigheter att skapa innehåll.
Vilka mallar kan delas?
Delning handlar om privata mallar. Det gäller händelsemallar, mappmallar och komponentmallar.
Du väljer vilka personer eller mappar som ska få tillgång. På så sätt behåller du kontroll och ser till att rätt mall används i rätt sammanhang.
Behöver ni en publik mall?
Vill ni ha en mall som ska vara tillgänglig för alla användare inom en kategori? Mind Joo är intresserade av att lyssna på hur ni tänker att en sådan mall ska utformas.
Kontakta oss så kan vi prata om era behov.
Praktiska användningsfall
Malldelning används i många olika sammanhang. En fastighetsförvaltare kan dela en mall för underhållsplanering med fastighetsteknikerna så att samma upplägg används överallt. En båtklubb kan dela en mall för säsongsstart så att alla medlemmar får rätt checklista.
I föreningar kan styrelsen dela en mall för årsmötesprotokoll med ledamöterna, och ett konsultföretag kan dela en projektmall med uppdragsgivare för att säkerställa en gemensam arbetsmetod. Oavsett bransch gör malldelning att kunskap sprids och att kvaliteten hålls jämn.
Dela kunskap, inte bara filer
Att dela mallar i Mind Joo handlar om mer än att skicka en fil. Det är ett sätt att sprida kunskap, säkerställa kvalitet och göra det enklare för alla att arbeta med samma upplägg. Oavsett om du delar med personer eller mappar behåller du kontroll över åtkomst och användning.
Redo att komma igång?
Skapa ett gratis konto idag och börja organisera det som är viktigt för dig.