Registrera och hantera händelser i Mind Joo
Skapa, organisera och följ upp aktiviteter, uppgifter och kontroller i din mappstruktur
Händelser är kärnan i hur du dokumenterar och följer upp det som sker inom dina mappar i Mind Joo. Oavsett om det handlar om planerade kontroller, löpande underhåll eller engångsuppgifter ger händelser dig en tydlig överblick.
Den här guiden visar hur du skapar händelser, gör dem återkommande, använder formulär och kopplar dem till komponenter för en komplett dokumentation.
Vad är en händelse?
En händelse i Mind Joo representerar en aktivitet, uppgift eller kontroll som är kopplad till en mapp. Det kan vara allt från en årlig besiktning till en daglig kontrollrunda.
Händelser kan vara:
- Engångstillfällen – något som sker en gång, exempelvis en installation eller en reparation
- Återkommande – aktiviteter som upprepas med ett bestämt intervall, exempelvis service eller kontroller
Varje händelse har en titel, beskrivning, datum och status. Du kan även koppla dokument, bilder och formulär till händelsen för att samla all information på ett ställe.
Skapa en händelse
Så här skapar du en ny händelse:
- 1Gå till den mapp där händelsen ska registreras.
- 2Klicka på "+ Ny händelse".
- 3Fyll i titel och beskrivning.
- 4Välj datum för händelsen.
- 5Välj status och spara.
Tips: Ge händelsen en tydlig och beskrivande titel som gör det enkelt att förstå vad den handlar om, även i en lång lista.
Återkommande händelser
Många aktiviteter behöver upprepas regelbundet. Med återkommande händelser slipper du skapa nya manuellt varje gång. Mind Joo skapar automatiskt nya instanser baserat på det intervall du väljer.
Tillgängliga intervall:
Perfekt för:
- Regelbundna kontroller och rondering
- Planerat underhåll och service
- Återkommande besiktningar
- Periodisk rapportering
Kom ihåg: Du kan koppla påminnelser till framtida händelser med valbart intervall. Det säkerställer att viktiga datum och kontroller inte missas.
Händelsestatus
Varje händelse har en status som visar var i processen den befinner sig. Statusen hjälper dig och ditt team att hålla koll på vad som är gjort och vad som återstår.
Vanliga statusar:
Planerad
Händelsen är skapad och schemalagd men har inte påbörjats ännu.
Pågående
Arbetet har startat och händelsen är under genomförande.
Avslutad
Händelsen är genomförd och dokumenterad.
Försenad
Händelsen har passerat sitt planerade datum utan att slutföras.
Genom att uppdatera status löpande får du och ditt team en tydlig överblick direkt i mappvyn. Statusfärger gör det enkelt att snabbt se vilka händelser som kräver uppmärksamhet.
Formulär och checklistor
Händelser kan ha strukturerade formulär som gör dokumentationen enhetlig och konsekvent. Istället för att skriva fritext kan du definiera exakt vilken information som ska samlas in.
Tillgängliga fälttyper:
- Textfält – för beskrivningar och kommentarer
- Datumfält – för att registrera tidpunkter
- Kryssrutor – för checklistor och kontrollpunkter
- Numeriska fält – för mätvärden och kvantiteter
- Flervalsfält – för att välja bland fördefinierade alternativ
Formulär är särskilt användbara för återkommande händelser där samma typ av information ska dokumenteras varje gång. Det ger en jämförbar historik och underlättar uppföljning.
Tips: Använd checklistor för kontrollrundor. Då kan varje punkt bockas av direkt i händelsen, och du får en tydlig dokumentation av vad som kontrollerats.
Koppla händelser till komponenter
En händelse kan kopplas till en specifik komponent i din mappstruktur. Det gör det möjligt att dokumentera service, åtgärder eller kontroller direkt mot det objekt som berörs.
Exempel på kopplingar:
- →Värmepump → Årlig service
- →Brandsläckare → Kontroll och besiktning
- →Ventilationsaggregat → Filterbyte
- →Fordon → Däckbyte och besiktning
När du kopplar händelser till komponenter bygger du upp en komplett servicehistorik. Över tid får du en tydlig bild av vilka åtgärder som genomförts på varje enskilt objekt.
Bra att veta: Komponentkopplade händelser syns både i mappens händelselista och på komponentens egen sida. Du tappar aldrig överblicken.
Sammanfattning
- 1Händelser representerar aktiviteter, uppgifter och kontroller kopplade till mappar
- 2Skapa händelser med titel, beskrivning, datum och status
- 3Använd återkommande händelser för regelbundna kontroller och service
- 4Följ upp med tydliga statusar för överblick
- 5Använd formulär och checklistor för enhetlig dokumentation
- 6Koppla händelser till komponenter för komplett servicehistorik
Med händelser i Mind Joo säkerställer du att inget faller mellan stolarna. Du får dokumentation, uppföljning och kontroll samlat på ett ställe.
Redo att komma igång?
Skapa ett gratis konto idag och börja organisera det som är viktigt för dig.