Roller och team – samarbeta tryggt med rätt behörighet
Bjud in rätt personer, under rätt tid, med rätt ansvar.
Med Roller och team i Mind Joo samarbetar ni enkelt kring mappar, händelser och komponenter – utan att tappa kontrollen. Ni avgör vem som ska ha tillgång, under hur lång tid och med vilket ansvar, och en roll kan när som helst avslutas av en founder eller administratör när uppdraget är klart eller förutsättningarna förändras.
Samarbete anpassat efter verkligheten
Alla samarbeten ser inte likadana ut. Ibland behöver någon tillgång under lång tid, till exempel en familjemedlem, kollega eller styrelsemedlem. I andra fall handlar det om ett tillfälligt uppdrag, som service, kontroll eller tillsyn under en begränsad period.
I Mind Joo kan ni bjuda in en eller flera personer för både kortare och längre tidsperioder. När någon ska arbeta löpande med innehållet i en mapp, dess händelser och komponenter, passar en längre period. Vid avgränsade uppdrag är det enkelt att ge tillgång under exakt den tid som behövs.
Enkelt att bjuda in, tydligt vem som gör vad
Att bjuda in någon är enkelt. Ni anger e-postadress och väljer roll – Mind Joo skickar en personlig inbjudan från er. Därefter får personen tillgång enligt den roll ni har valt.
Varje roll är tydligt definierad, vilket gör det lätt att fördela ansvar utan osäkerhet eller missförstånd.
Roller i Mind Joo
Founder
Founder är den som skapade mappen och har full kontroll. Rollen kan överföras till någon annan vid behov, till exempel vid ägarbyte eller förändrat ansvar. Alla bilder och filer som sparas i mappar knyts till en founder. Som start ingår 100 MB samlad fillagring, fördelat över alla huvudmappar. Med högre abonnemang ökar lagringsutrymmet.
Administratör
Administratören har nästan samma behörigheter som founder. Rollen kan skapa undermappar, händelser och komponenter, bjuda in personer, ändra eller radera information, samt pausa och arkivera mappar. Det enda administratören inte kan göra är att överföra ägarskapet – det är founderns beslut. För tydlighet och kontroll rekommenderas att ha högst en eller två administratörer per mapp.
Partner
Partner har ett mer avgränsat ansvar. Rollen kan skapa och ändra händelser och komponenter inom de områden som partnern har tillgång till, och bidra med dokument. Det partnern själv har skapat kan hen också radera – behöver andras innehåll ändras eller tas bort är det ägaren eller en administratör som gör det. Passar bra när någon ska arbeta aktivt i delar av innehållet, men inte behöver full kontroll.
Observatör
Observatören har läsrättigheter till mappar, händelser, komponenter, dokument och underhållsplanering – inklusive kostnadsuppskattningar och budget. Rollen kan ta del av information och, precis som övriga roller, skicka meddelanden. Ett bra val när någon behöver insyn utan att kunna göra ändringar.
Mind Joo-administratör
Mind Joo-administratör har samma behörigheter som administratör, men är kopplad till tjänsten och har även särskilda rättigheter relaterade till support och assistans.
Mind Joo-partner
Liknar partnerrollen men är ansluten till Mind Joo som tjänst. Även denna roll hanteras av Mind Joo efter kontakt med kundtjänst.
Mind Joo-administratör och Mind Joo-partner är inga roller ni själva väljer – de aktiveras i dialog med Mind Joo.
Så fungerar behörighet i mappar
En roll gäller alltid för den mapp som personen bjuds in till, inklusive alla dess undermappar. Om någon bara ska arbeta i ett specifikt område är det därför bäst att bjuda in personen direkt till rätt undermapp.
Behörigheten gäller från den nivå där inbjudan sker och nedåt i strukturen. För överordnade mappar ges observatörsbehörighet, så att personen kan läsa sammanhang och bakgrund utan att kunna göra ändringar där.
Mappens status går före rollen. Är en mapp pausad, arkiverad eller inaktiverad går innehållet att läsa men inte att ändra – oavsett roll, och i hela mappträdet under den. Det är den vanligaste förklaringen till att något plötsligt inte går att spara. Sätt mappen som aktiv igen för att arbeta vidare.
Externa mappar och särskilda roller
När en mapp delas externt väljer ni behörighetsläge vid inbjudan: observatör för insyn, eller partner för någon som ska bidra med arbete. Delningen gäller bara så länge den är aktiv – återkallas den upphör åtkomsten omedelbart.
Behöver någon arbeta nära er över tid är en vanlig inbjudan till mappen oftast rätt väg, med den roll uppdraget kräver.
Struktur som skapar tryggt samarbete över tid
Roller och team i Mind Joo är byggt för långsiktighet. Oavsett om ni samarbetar i familjen, i en förening, i ett företag eller med externa parter, skapar tydliga roller trygghet, ansvar och kontinuitet. Alla vet vad de kan göra, vad de inte kan göra och under vilken period.
Det gör samarbetet enklare, säkrare och mer hållbart över tid.
Redo att komma igång?
Skapa ett gratis konto idag och börja organisera det som är viktigt för dig.