Export i Mind Joo
Skapa sammanställningar i PDF eller Word.
Exportera hela er struktur – inte bara enstaka delar
Med exportfunktionen i Mind Joo kan ni skapa en samlad sammanställning av en hel mapp. Ni exporterar den aktuella mappen inklusive:
- Tillhörande händelser
- Kopplade komponenter
- Ansvariga och medverkande personer
- Bilder som är kopplade till innehållet
Exporten speglar hur ni arbetar i Mind Joo och ger en strukturerad överblick av innehållet.
Observera att uppladdade dokument inte inkluderas automatiskt i exporten. Dessa laddas ner separat vid behov. Har ni undermappar behöver dessa exporteras var för sig, vilket ger er kontroll över exakt vilken struktur som ska delas.
Välj mellan PDF och Word – beroende på behov
Ni kan exportera innehållet som:
PDF – för färdig presentation, arkivering eller officiell dokumentation.
Word – när ni vill kunna redigera, komplettera eller anpassa innehållet vidare.
Word-formatet är särskilt användbart om materialet ska ingå i en offert, rapport eller annan dokumentation där ni behöver justera formuleringar eller lägga till ytterligare information.
PDF är däremot ett bra alternativ när ni vill dela ett fast och tydligt underlag.
Perfekt vid presentationer, överlämning och extern kommunikation
Exportfunktionen är värdefull när ni behöver dela information med personer som inte ingår i er mapporganisation.
Det kan exempelvis vara:
- Styrelsemedlemmar
- Kunder eller uppdragsgivare
- Revisorer eller myndigheter
- Serviceleverantörer och konsulter
- Potentiella köpare eller samarbetspartners
Istället för att ge direkt åtkomst till systemet kan ni dela en sammanställd och strukturerad dokumentation.
Visa historik och kontinuitet
En av de största styrkorna med exportfunktionen är möjligheten att visa historik över tid.
Genom att exportera en mapp med dess händelser kan ni dokumentera:
- Utförda kontroller
- Genomförda åtgärder
- Servicehistorik
- Uppföljningar och resultat
Detta skapar trygghet vid exempelvis:
- Försäljning av fastighet
- Överlämning av ansvar
- Upphandling av tjänster
- Förlängning av avtal
Ni visar inte bara vad som finns, utan vad som faktiskt har genomförts.
Ett verktyg för kvalitetssäkring
Export är även ett sätt att kvalitetssäkra ert arbete. Genom att regelbundet exportera och granska innehållet kan ni säkerställa att:
- Rutiner följs
- Händelser dokumenteras korrekt
- Ansvar är tydligt fördelade
- Viktig information inte saknas
Det ger en överblick som kompletterar den digitala strukturen.
Digital struktur som går att ta med utanför systemet
Ibland behöver information finnas utanför systemet. Exportfunktionen gör att ni inte blir låsta till den digitala miljön. Ni kan:
- Arkivera dokument lokalt
- Spara som bilaga i andra system
- Skicka via e-post
- Bifoga i ärenden eller ansökningar
Det gör Mind Joo till ett praktiskt verktyg även i sammanhang där mottagaren inte använder tjänsten.
Redo att komma igång?
Skapa ett gratis konto idag och börja organisera det som är viktigt för dig.